В основі ефективного планування на підприємстві лежить системний підхід, заснований на всебічному і послідовному вивченні стану підприємства, його внутрішнього і зовнішнього середовища. Системний аналіз покликаний знайти відповіді на наступні запитання про роботу підприємства:
1. Як виділити систему, діяльність якої ми збираємося планувати?
2. В якій сфері і в яких умовах діє підприємство?
3. Як організовано підприємство і як воно функціонує в дійсності?
4. Яка політика і практика підприємства діють на даний період?
5. Які головні пріоритети керівництва підприємства?
6. Як працювало підприємство в минулому і як воно працює зараз?
7. Яка структура акціонерного капіталу?
8. Що представляють собою конкуренти підприємства, яка їхня частка на ринку і як вона змінюється?
9. Які закони і урядові постанови впливають на роботу підприємства, і яким чином?
, одержані в результаті системного аналізу відповіді на подібні запитання дозволяють виявити всі основні фактори, що обмежують зростання підприємства і заважають його плановому розвитку.
Планування та управління економічною діяльністю тісно пов'язані між собою такими функціями виробничого менеджменту, як вибір мети, визначення ресурсів, організація процесу, контроль виконання, координація роботи, коректування завдань, мотивація персоналу і т.д. У їх виконанні беруть участь багато категорій персоналу - керівники всіх рівнів управління, економісти-менеджери, плановики-виконавці та ін Основні функції вищого керівництва підприємства полягають у встановленні єдиної стратегії розвитку або в обгрунтуванні цілі планування, виборі основних способів її досягнення, визначенні методів і технології розробки планів. Керівники інших ланок управління, а також фахівці планових служб розробляють всі поточні і тактичні плани. У їх функції входить також аналіз зовнішнього і внутрішнього середовища підприємства, складання прогнозів розвитку своїх підрозділів, розрахунок і оцінка необхідних ресурсів, планових показників і т.д.
Керівництво планово-економічних служб підприємств здійснюють загальні, наукові, методологічні та інші головні функції з управління всієї поточної і перспективної планової діяльністю. Персонал служби планування спільно з вищим керівництвом бере участь у розробці стратегії підприємства, виборі й обгрунтуванні економічних цілей, створення необхідної нормативної бази, аналізі та оцінці планових і фактичних результатів кінцевої діяльності.
У плануванні своєї діяльності беруть участь всі служби підприємства, як виробничі, так і функціональні. У цехах і відділах організуються планово-економічні бюро або професійні групи. Структура планово-економічних служб підприємства залежить насамперед від розмірів виробництва, характеристики продукції, положення на ринку, форми власності і т.д. При безцехову структуру управління планові функції виконуються економістами-менеджерами вищої ланки. Кожне підприємство самостійно вибирає структуру своїх планово-економічних органів.
Основою для вибору організаційних структур на підприємстві служать зазвичай перспективні плани на розвиток, обсяги виробництва продукції, нормативи чисельності і співвідношень різних категорій персоналу та багато інших чинників. Прикладом лінійного підпорядкування економічних служб на великих підприємствах можуть бути названі послідовні структурні ланки: генеральний директор ? головний економіст ? планово-економічне управління ? планово-фінансовий відділ ? планово-розрахункове бюро. При функціональної підпорядкованості право приймати рішення і давати керівні вказівки надається стосовно конкретних функцій незалежно від того, хто їх здійснює.
При лінійно-функціональної структури управління по кожному рівню формується склад служб, пронизливий все підприємство «згори донизу» (рис. 1.1).
Рис. 1.1. Лінійно-функціональна структура управління підприємством
В умовах ринкової економіки існує безліч типів організаційних структур, в які органічно повинні вливатися планові служби. Це дивізіональна, продуктова, матрична, проектна і т.д., вибір яких визначається стратегічними завданнями підприємства.
На найбільших американських підприємствах всі роботи з планування діляться між багатьма виконавцями на певні функції, етапи та терміни.
1. Центральний плановий відділ формує цілі (30 листопада). Вище керівництво розглядає питання прибутку, капіталовкладень і розширення збуту.
2. Центральний плановий відділ розсилає для орієнтації виробничих підрозділів записки, що містять передбачувані фінансові показники, обсяги збуту, розміри прибутку і витрат на майбутні п'ять років.
3. Виробничі підрозділи висувають свої показники (31 січня). Кожен підрозділ представляє фінансовий план на найближчі роки і звіт про результати роботи з прогнозування попиту, дій конкурентів, технічним нововведенням. Представники вищого керівництва за цей час відвідують кожен підрозділ і знайомляться з ходом робіт.
4. Центральний плановий відділ стверджує цілі та основні фінансові показники (28 лютого). До цього часу відділ визначає відповідність реальних можливостей досягнення підрозділами запропонованих вищим керівництвом планових показників. Виробничі підрозділи переглядають план на друге півріччя (31 березня) і при необхідності змінюють фінансовий бюджет на цей період.
5. Центральний відділ планування стверджує переглянутий план на друге півріччя (30 квітня). Цей план включає уточнені показники на що залишився період року.
6. Виробничі відділи складають плани на два роки (30 квітня). Ця робота є продовженням четвертого етапу. Дворічний план складається з урахуванням зміни технології, умов ринку і т.д. Підрозділи складають баланс на кожен місяць першого року і кожен квартал другого, планують надходження готівкових коштів та їх використання.
7. Виробничі підрозділи представляють заявки на потрібні їм грошові кошти (30 квітня). Ці кошти розподіляються тільки на ті проекти, які мають здійснюватися протягом двох років.
8. Виробничі відділи складають прогноз на 5 років (30 квітня) із збуту всіх видів продукції, що випускається по роках. Поряд з прогнозами збуту намічається приблизна сума витрат і очікуваний прибуток.
9. Виробничі підрозділи представляють (31 травня) зведення прийнятих підрозділами показників, відомості про можливе надходження грошових коштів, заявку на необхідні інвестиції, прогноз збуту продукції на п'ять років.
10. Вище керівництво приймає рішення (30 червня) про розподіл фінансових коштів на проекти підрозділів і загальновиробничі витрати.
11. Всі служби складають свої плани і бюджети (31 серпня), що включаються в загальний план і отримують необхідні фінансові кошти.
12. Вище керівництво стверджує всі плани і бюджети (30 вересня).