Ефективне функціонування складського господарства і входять до нього складів у системі логістики, незалежно від їхнього призначення і виду діяльності, можливо лише при успішному вирішенні цілої низки проблем. До основних таких проблем, з якими фірми стикаються при створенні складського господарства та раціоналізації діючих складів, можна віднести:
- Вибір між власним складом і складом загального користування;
- Визначення кількості складів і розміщення складської мережі;
- Вибір місця розташування складу;
- Визначення виду і розміру складу;
- Розробка системи складування.
Більшість з них вирішується при стратегічному плануванні діяльності фірми в сфері розподілу або постачання. Проблема розробки системи складування стоїть досить гостро як при будівництві нового складу або реконструкції діючих складських потужностей, так і при пошуку найбільш раціональних технологічних рішень постійно функціонуючого складу.
Сукупність складських технологічних операцій з
- Розвантаження,
- Переміщення,
- Розпакуванні,
- Приймання,
- Розміщення,
- Укладанні,
- Зберігання,
- Відпуску товарів,
складає зміст внутрішньо-технологічного процесу.
Кількість і характер складських операцій залежать від асортименту, фізико-хімічних властивостей, умов приймання та відпуску товарів, ступеня механізації і автоматизації операцій та інших факторів. Загальна схема технологічних операцій з обробки товарів на складі наведена на Схемі 1.
Раціональна організація складського процесу грунтується на дотриманні наступних основних принципів:
- Механізації та автоматизації технологічних операцій;
- Оптимального використання площі і ємності складських приміщень;
- Організації наскрізного "прямоточного" товарного потоку;
- Планомірності і ритмічності складських робіт;
- Повного збереження товарів.
Всіма операціями по руху товарів на складі керує менеджер (завідувач складом), що є в ряді випадків одночасно і матеріально відповідальною особою. З урахуванням можливого великої кількості одночасно вироблених операцій, пов'язаних з прийманням і відпуском товарів, структурно можливо поділ матеріально відповідальної персоналу складу, що працює безпосередньо з товарами (вантажами) на наступні групи: приймання, комплектації, відпуску (відвантаження), інвентарного контролю. При прийомі на роботу з даними персоналом укладають договори про повну індивідуальну матеріальну відповідальність. Звільнення будь-якого матеріально відповідальної особи від роботи здійснюється тільки після суцільної інвентаризації та передачі матеріальних цінностей іншій особі.
Розглянемо організацію розвантаження та доставки товарів (вантажів) до місця приймання. Надійшов транспорт з товарами повинен бути в найкоротші терміни розвантажений і прийнятий. Швидкість виконання розвантажувальних операцій залежить від наявності та застосування необхідного підйомно-транспортного устаткування (авто-та електронавантажувачів, вантажних візків, і т. п.) і чіткої організації робіт з розвантаження транспорту.
Одним з ключових параметрів для організації операцій, пов'язаних з транспортуванням та подальшої складської обробкою є вантажна одиниця - деяка кількість товарів, які занурюють, транспортують, вивантажують і зберігають як єдину масу і яка своїми параметрами зв'язує технологічні процеси на різних ділянках логістичної ланцюга в єдине ціле.
Суттєвими характеристиками вантажний одиниці є відповідність її розмірів транспортного засобу і здатність до збереження цілісності та первісної геометричної форми в процесі здійснення транспортування і наступних операцій. Узгоджені розміри вантажних одиниць, а також обладнання для їх обробки дозволяє ефективно використовувати матеріально-технічну базу різних учасників процесу на всіх етапах руху матеріального потоку.
Організація приймання. Порядок і терміни приймання товарів залежать від договірних умов, від того, в якій тарі (упаковці) доставлений товар, від фізико-хімічних властивостей і особливостей тих чи інших товарів, способу доставки та деяких інших причин.
Нормативно існують наступні терміни приймання товарів:
- Що надійшли без тари (упаковки), у відкритій або пошкодженої тарі (упаковці) - у момент отримання від постачальника, або в момент розтину опломбованих і розвантаження неопломбовані транспортних засобів;
- Що надійшли у справній тарі (упаковці) - за вагою та кількістю місць - у вищевказані терміни, за кількістю товарних одиниць у кожному вантажному місці - одночасно з розкриттям тари (упаковки), але не пізніше 10 днів з моменту отримання товару. Якщо приймання здійснена у вказані терміни, вона вважається своєчасною.
При прийманні вантажів від транспортних фірм (від перевізника) у відповідності з діючими правилами перевезень вантажів слід:
- Переконатися в наявності на транспортних засобах або контейнерах пломб відправника або пункту відправлення, їх справності, відбитках на них, стану транспортних засобів або контейнерів, зняті пломби необхідно зберігати до моменту закінчення приймання та оприбуткування товарів;
- Встановити, чи дотримувалися правила перевезення, що забезпечують запобігання вантажу від псування і пошкодження (укладання вантажу, вентилювання, температурний режим та ін.)
Разом з товарами / вантажами склад отримує супровідні документи: товарно-транспортні накладні, рахунки-фактури, інвойси тощо Ці документи реєструються в журналі обліку вступників вантажів і транспортних засобів та в базі даних складської комп'ютерної системи.
У процесі приймання відбувається звірка фактичних параметрів надійшов вантажу з даними товарно-супровідних документів. Це дозволяє актуалізувати інформацію про кількісний і якісний склад приймається товару шляхом його ідентифікації.
Ідентифікація товару може проводитися на основі текстово-числової інформації, що міститься на етикетці, розташованої на упаковці або шляхом зчитування штрих-коду за допомогою переносних зчитувачів або іншим способом.
Організація розміщення та укладання. Після закінчення перевірки товару, наклейки маркувальних етикеток, шаблон прибуткового ордера передається бригадира вантажників для розміщення вантажів, що надійшли в зоні зберігання.
Правильне розміщення й укладання товарів на складі - неодмінна умова раціональної організації внутрішньо-технологічного процесу. При великому асортименті товарів, що зберігаються на складах, це дозволяють створити належні умови і режим зберігання, скоротити втрати, підвищити ефективність використання складських площ, дозволяє швидко відшукати потрібний товар, вести точний облік його наявності, надходження, витрати, забезпечує збереження якості товарів і т.д.
На складах застосовують два види укладки: штабельних і стелажну.
Штабельних укладання доцільна для зберігання великих партій однорідних товарів (наприклад, моніторів і т.п.). Для забезпечення вільної циркуляції повітря штабель укладають на піддоні. Між штабелями і стелею залишають вільний простір. Висота штабеля визначається характером товару, видом тари, висотою складського приміщення, граничної навантаженням на 1 кв.м площі підлоги і піддону, ступенем механізації праці на складах.
Штабель повинен бути цілком стійким. нестійкий штабель може зруйнуватися, зіпсувати тару, викликати розсип, пошкодження товару і навіть послужити причиною нещасного випадку. Стійкість штабеля досягається правильними способами його укладання: прямий укладання, у перехресну клітку, у зворотний клітку.
Пряма укладання застосовується для вантажів, затарених у ящики однакового розміру. Розташування кожного верхнього предмета в плані збігається з розташуванням нижчого предмета. Укладання в перехресну клітку застосовується для шухляд різних розмірів, зокрема для довгомірних вантажних місць. Вантажі верхнього ряду укладають поперек вантажів нижнього ряду. У зворотний клітку, як правило, укладають товари, затарених у мішки. Цей спосіб полягає в тому, що кожен наступний ряд мішків кладуть на попередній у зворотному порядку. Ряд штабеля може складатися з трьох мішків (трійник), п'яти мішків (пятернік) або восьми мішків (восьмерик).
Стелажний спосіб укладання вантажів. Забезпечує максимальні зручності для проведення складських операцій, створює гарні умови для повсякденного оперативного обліку товарів і найбільш раціонального використання ємності складу. Виключається можливість пошкодження тари і втрати товарів від тиску верхніх рядів на нижні, кожне тарне місце або піддон з вантажем рівномірно омивається циркулюючим повітрям.
Для раціонального розміщення товарів складають економічно і технологічно обгрунтовані схеми розміщення. Слід пам'ятати, що розміщувати бистрообращающіеся товари краще на нижньому рівні стелажів. Це скоротить час для того, щоб знайти і взяти товар. При цьому час, витрачений на дорогу при добірці товарів, скорочується при концентрації бистрообращающіхся товарів на найближчому відстані один від одного.
У схемах розміщення за товарами певних груп, підгруп і найменувань як правило закріплюються постійні місця зберігання. Кожному місцем зберігання присвоюють код (індекс, порядковий номер, умовне позначення і т.п.), використовуючи різні способи кодування. Їх наносять яскравою фарбою на конструкції стелажів, відсіків, по підлозі. Простір без стелажів або конструктивно, або умовно за допомогою розмітки також може ділитися на відсіки. Кодування відсіків як і осередків на стелажах може бути буквено-цифровий або цифровий, кожен символ якої містить інформацію. Коди місць зберігання товарів - необхідні елементи автоматизованої системи пошуку, переміщення та укладання вантажів - заносять в БД. Вони вводяться при надходженні товару і вказується при роздруківці листа комплектації (маршрутної карти).
Після того як розміщення товарів вироблено, шаблон прибуткового ордера з позначенням кодів осередків (місцезнаходження), в яких розміщений товар, передається для введення інформації про розміщення товарів у БД, заповнення карток складського обліку і остаточного оформлення прибуткового документа.
Організація відпуску товарів. Відпустка товарів зі складу - заключна стадія складського технологічного процесу. Вона включає в себе наступні операції:
- Відбірки товарів з місць зберігання (комплектація);
- Підготовка до відпустки (упаковка, окантовка, маркування тощо);
- Оформлення відпустки;
- Відправлення за призначенням (доставка), або відвантаження.
Операції відпустки починаються з моменту отримання розпорядження та документів на відвантаження. Після отримання на складі оформленого відвантажувальні документи здійснюється реєстрація документів, робиться запит до БД про наявність та місцезнаходження товарів і роздруковується лист комплектації (маршрутна карта). Потрібно мати на увазі, що товари для комплектації завжди повинні бути вказані в послідовності розташування, а не в послідовності нумерації товарів. Слід також дотримуватися правила, щоб однорідні товари відбиралися разом в одній роздруківці, численні товари - від двох до 5 найменувань - в другу чергу. Третя партія складається з замовлень, що містять більше п'яти найменувань в кожному замовленні.
Працівники складу, одержавши лист комплектації (маршрутну карту), виробляють відбірки товарів з місць зберігання. Після закінчення процесу комплектування партії та врегулювання можливих невідповідностей, упаковки, заповнення пакувальних листів, лист комплектації передається для завершення стадії підготовки до відвантаження, маркування відвантажуються вантажних місць і введення відповідної інформації в БД. Після закінчення оформлення документів здійснюється фактичне відвантаження товару зі складу.
Для персоналу складу, має бути законом, що ніщо не може покинути приміщення складу, якщо не залишається документації, що підтверджує це і підписаної особою, забирати товар.
Матеріально - відповідальні особи складу по мірі здійснення операцій з товарами роблять записи в картках складського обліку (в паперовому або електронному вигляді) на підставі даних прибуткових і витратних документів. Кожного запису в картці присвоюють черговий порядковий номер з початку року.
Після кожного запису приходу (витрати) виводять залишок на кінець дня за формулою:
Розблок + П - Р = Ск,
де Сн - залишок на початок операції;
П - кількість надійшов товару;
Р-кількість відвантаженого товару.
Цей залишок має відповідати аналогічному показнику залишку на кінець дня останнього запису операції руху товарів. Картки оновлюються в міру руху товарів і зберігаються необхідний час як документи бухгалтерської звітності. У разі потреби складаються звіти за тиждень, місяць і т.п. Зазначені звіти подаються у встановленому порядку керівництву і в бухгалтерію підприємства і зберігаються в архівних файлах БД.
Система складування покликана забезпечити оптимальне розміщення вантажу на складі і раціональне управління ім. Розробка системи складування ведеться з урахуванням всіх взаємозв'язків і взаємозалежностей між зовнішніми (що входять на склад і виходять з нього) і внутрішніми (складськими) потоками об'єкту і пов'язаних з ними факторів (параметри складу і вантажу, технічні засоби і т.д.).
Розробка грунтується на виборі раціональної системи із всіх технічно можливих варіантів для вирішення постійної задачі методом кількісної і якісної оцінки.
Здійснювані на матеріальних складах роботи можна звести до наступних основних операцій: приймання матеріалів, розміщення їх, зберігання, підготовка до виробничого споживання, відпустка виробничим і іншим ділянкам підприємства й облік матеріальних цінностей.
Вступники на склад матеріали проходять кількісну та якісну прийомку. Кількісна приймання полягає в перевірці відповідності фактичної наявності матеріалів зазначеному в супровідних документах. Первісна перевірка надходять ззовні вантажів провадиться представником підприємства на залізничній станції. Тут перевіряється число прибулих місць, цілість упаковки, іноді вага вантажу. Якщо встановлюється розбіжність між фактичною наявністю і тим, що зазначене в супровідних документах, то на залізничній станції складається так званої комерційний акт для пред'явлення претензій винуватцеві недостачі - постачальника або транспортної організації.
Якщо ж кількість надійшов матеріалу по зовнішньому огляду не викликає сумніву, то вага його на станції прибуття зазвичай не перевіряється. Такий матеріал вибірковим шляхом перевіряється на складі підприємства. При виявленні в результаті перевірки розбіжності між кількістю за документами і фактичним наявністю складається акт для пред'явлення його постачальника.
Поряд з кількісною перевіркою на складах проводиться якісна приймання. Вона здійснюється органами технічного контролю із залученням у необхідних випадках лабораторій. Якісної перевіркою встановлюється відповідність отриманих матеріалів стандартам або технічним умовам. При невідповідності матеріалу стандарту або технічним умовам викликається представник постачальника і складається акт про непридатність матеріалу. Якщо ж партія непридатного матеріалу невелика або представник постачальника не може прибути, то акт про непридатність складається комісією підприємства із залученням представника незацікавленої організації. Акт направляється постачальнику з одночасним запитом, як вчинити з забракованих матеріалом. Останній, до вказівки власника знаходиться у споживача на відповідальному зберіганні в особливо відведеному місці. Як правило, якісна перевірка матеріалів і напівфабрикатів проводиться тільки по особливо відповідальним їх видами, так як величезна більшість постачальників саме перевіряє якість своєї продукції перед її відправленням.
Прийняті на склад матеріали розміщаються з дотриманням певних вимог обліку та зберігання. При цьому кожен матеріал повинен розміщуватися на складі з урахуванням того, щоб забезпечити збереження кількості і якості матеріалів. Матеріали однакового найменування розміщаються на одній ділянці, матеріали важкі та громіздкі повинні розміщуватися ближче до місця видачі.
На більшості промислових підприємств при матеріальних складах існують спеціальні ділянки підготовки матеріалів до виробництва. Так, у централізованому порядку на багатьох заводах і фабриках організований розкрій чорних металів, лісу та інших матеріалів. Це дає можливість більш економно використовувати матеріал, застосовуючи методи комбінованого розкрою, використовуючи відходи для виробництва більше дрібних деталей і т. д.
Одним з видів підготовки матеріалів до виробництва є комплектування матеріалів і напівфабрикатів перед відпусткою їх виробничим цехам. Відпустка матеріалу цехам здійснюється на підставі встановлених лімітів для кожного цеху. Залежно від типу виробництва і характеру матеріалів застосовується різний порядок відпустки матеріалів.
Основні матеріали в масовому і великосерійному виробництві відпускаються по планкартам. Планкарта представляє документ, що складається відділом постачання або планово-виробничим відділом, у якому вказується встановлений цеху місячний ліміт по кожному виду матеріалу, а також строки і партії подачі. Відповідно до планкартамі склад своїми транспортними засобами доставляє кожному цеху у встановлений термін партії матеріалів і напівфабрикатів. Відпустка матеріалів оформляється приймально-здавальними накладними.
На підприємствах серійного й одиничного виробництва основні й допоміжні матеріали, а також допоміжні матеріали в масовому і великосерійному виробництві відпускаються по разових вимогам відповідно до лімітними картами і відомостями. Відпустка оформляється накладними або розписками одержувача в лімітних картах або відомостях.
Для забезпечення нормальної роботи підприємства дуже важливо організувати оперативне регулювання запасів. З цією метою встановлюється контроль за станом гарантійних запасів на складах. Якщо частина гарантійних запасів починає видаватися в цехи, то це служить сигналом того, що нормальний хід виробництва може бути порушений. Про це ставляться в популярність органи матеріально-технічного постачання. Таку ж реакцію повинні викликати факти перевищення розмірів запасів, встановлених по категоріях матеріальних ресурсів. Таким чином, склади не тільки виконують функції зберігання та підготовки матеріалів до видачі їх у виробництво, але й допомагають оперативно регулювати їх споживання.