Потреба в основних, допоміжних матеріалів і палива визначається на основі норм їх витрати.
У зв'язку з різним характером споживання неоднакових матеріалів методика визначення потреби в них має деякі особливості.
Потреба в основних матеріалах визначається на підставі виробничої програми підприємства або цеху, норм витрати матеріалів і планованого зміни запасів.
На деяких підприємствах планується зміна залишку незавершеного виробництва. Збільшення його викликає додаткову потребу в матеріалах. Тому розраховану вище потреба в матеріалах коригують на зміну залишку незавершеного виробництва. Цей коректив вноситься виходячи зі співвідношення між вартістю зміни залишку незавершеного виробництва і вартістю товарної продукції з урахуванням різної матеріаломісткості незавершеного виробництва і готової продукції.
На підприємствах з тривалим виробничим циклом виготовлення продукції час початку виробництва виробів набагато відрізняється від часу їх випуску в готовому вигляді. У цих умовах план матеріально-технічного постачання повинен будуватися в залежності не від виробничої програми випуску продукції, а від програми, яка визначає терміни початку виробництва продукції, або, як її називають на підприємствах, від програми запуску.
Розрахунок потреби в матеріалах методично простий, але трудомісткий. Трудомісткість розрахунку зростає і з тієї причини, що в процесі розробки плану виникає ряд варіантів виробничої програми і по кожному з них доводиться робити новий розрахунок потреби в матеріалах.
Ця робота значно полегшується при використанні електронно-обчислювач-жувальних або лічильно-аналітичних машин. Нормативи витрат матеріалів заносяться на перфокарти, перфострічки або магнітні стрічки, що дозволяє легко розраховувати потреби в матеріалах за будь-яких варіантах виробничої програми.
Крім безпосередньої потреби в матеріалах підприємство для своєї поточної діяльності має постійно мати деяку кількість їх у вигляді запасів.
Запас матеріалів, що знаходиться на підприємстві, складається з трьох частин: поточного запасу, за рахунок якого досягається безперебійне забезпечення виробництва матеріалами в період між черговими поставками; матеріалів, що знаходяться в стадії їх підготовки до виробництва (розкрій, сушіння і т. п.), і гарантійного (страхового) запасу, що створюється на підприємстві на випадок порушення нормальних термінів постачання. Крім того, в окремих випадках створюються сезонні запаси.
З метою визначення розміру поточного запасу всі матеріали діляться на чотири групи: 1) матеріали, постійно і систематично спожиті у значних кількостях, одержувані транзитом, з середньомісячним споживанням, що перевищує замовну або транзитну норму, внаслідок чого виникає необхідність у регулярних великих поставках; 2) матеріали, одержувані транзитом, поставка яких за умовами роботи постачальників проводиться один раз на квартал, півріччя або рік і приурочена до певного місяця цього періоду; 3) матеріали, одержувані транзитом, середньомісячний витрата яких менше замовний або транзитної норми; 4) матеріали, одержувані з збутових і постачальницьких баз. Для кожної з цих груп по-різному визначається інтервал між двома черговими поставками.
Для матеріалів, віднесених до першої групи, інтервал встановлюється на основі типових договірних термінів поставки за минулий період з урахуванням намічені зміни в організації постачання.
Для матеріалів другої групи інтервали поставок приймається виходячи з умов роботи постачальників в 90, 180 або навіть 360 днів. За матеріалами третьої групи інтервал поставки визначається діленням їх транзитної норми на середньодобову потребу в матеріалах.
За матеріалами четвертої групи інтервал поставки визначається за доцільне розміром партії матеріалів, що доставляється підприємству. На величину запасу матеріалів впливають не тільки умови поставки, але і умови споживання матеріалів. З огляду на це, норму запасу встановлюють різний для підприємств з масовим виробництвом, де рівномірно споживаються матеріали, для підприємств з партіонний організацією виробництва і періодичним запуском матеріалів і для одиничного виробництва.
У першому випадку середній залишок матеріалів дорівнює половині строку поставки, і коефіцієнт затримки матеріалів у запасі Кз буде складати 0,5.
У другому випадку середній запас залежить від термінів споживання матеріалів. Якщо періодичність споживання матеріалів визначена в 10 днів, рівними частками, то коефіцієнт затримки матеріалів у запасі складе:
У третьому випадку середній запас залежить від терміну одноразової запуску матеріалів у виробництво. Чим довше цей термін, тим вище коефіцієнт затримки матеріалів у запасі. Якщо, наприклад, дана партія матеріалів надходить у виробництво щомісяця 25-го числа, то коефіцієнт затримки буде дорівнює:
Таким чином, поточний запас матеріалів Зтек дорівнює інтервалу поставок ип, помноженому на середньодобову потребу в матеріалах Мс і на величину Кз:
Запас матеріалів на підготовку їх до виробництва встановлюється для тих видів матеріалів, інтервал поставки яких не перевищує 90 днів. Величина цього запасу Зподг визначається періодом часу підготовки матеріалів до виробничого споживання Пп і середньодобової потреби в матеріалах Мс
Зподг = Пп. Мс,
Величина Пп включає також час на розвантаження, сортування і приймання матеріалів.
Розмір гарантійного запасу Згар встановлюється виходячи з часу, необхідного для термінової поставки матеріалів, і повинен бути нижче звичайного терміну постачання. На підприємствах деяких галузей промисловості, де особливо важливо забезпечити безперебійну роботу (металургійні заводи, електростанції, деякі хімічні підприємства), встановлюється незнижуваний гарантійний запас в більш значних розмірах.
Запас матеріалів у момент їх постачання (максимальний запас) Змакс визначається наступною формулою:
Змакс = (ип + Пп + Згар) Мс.
По цій формулі встановлюється стандартний запас матеріалів, що включається в план матеріально-технічного постачання. У міру споживання запас скорочується, і напередодні для отримання нової партії матеріалів він повинен бути рівний гарантійного запасу.
Таким чином, середній запас ЗСР, який повинен знаходитися на складі підприємства, дорівнює середньому запасу між максимальним і гарантійним. Він може бути визначений за такою формулою:
тобто середній запас дорівнює денної потреби в матеріалах, помноженої на суму кількості днів гарантійного запасу і половини терміну відновлення поточного запасу в днях.
Однак ця формула прийнятна тільки в тих випадках, коли постачання і споживання даного виду матеріалів відбуваються рівномірно. У більш загальному вигляді розрахунок нормального запасу матеріалів визначається за наступною формулою:
ЗСР = [(ип + Пп). Ко + ЗСР]. Мс,
де Ко-коефіцієнт одночасності споживання матеріалів.
Ця формула відрізняється від попередньої тим, що замість загального коефіцієнта, рівного 1 / 2 (у першій формулі), коефіцієнт у ній встановлюється в кожному окремому випадку.
Дослідна перевірка складу поточних запасів на багатьох підприємствах показує, що Ко може бути прийнятий рівним 0,66, тобто 2 / 3 інтервалу поставки та періоду підготовки матеріалів до споживання.
У ряді галузей промисловості створюються ще й сезонні запаси. Вони утворюються на підприємствах, де сировина надходить головним чином в окремі періоди року (надходження риби в період путини, цукрового буряка в період збору врожаю, лісу в період сплаву і т.д.). Розмір сезонного запасу визначається залежно від періоду часу, на який має бути створено запас, і середньодобового споживання матеріалів у період сезону.
Крім розрахунку потреби в матеріалах на потреби основного виробництва при складанні плану матеріально-технічного постачання враховується витрати матеріалів на експлуатаційні потреби (догляд за обладнанням, будівлями та спорудами), на ремонт обладнання, будівель і споруд, на виконання дослідних і інших робіт, пов'язаних з освоєнням нової продукції, на роботи з впровадження у виробництво нової техніки, на науково-дослідні роботи, що проводяться на підприємстві, і на капітальні роботи. Повний облік потреби в матеріалах для задоволення всіх перерахованих потреб є обов'язковою вимогою, що пред'являються до планування матеріально-технічного постачання, так як недооблік цих потреб може призвести до нестачі матеріальних ресурсів, що може викликати перебої у виробництві, порушення плану впровадження нової техніки або плану ремонтних та інших робіт.