Науково обгрунтоване формування організаційних структур управління - актуальне завдання сучасного етапу адаптації господарюючих суб'єктів до ринкової економіки. У нових умовах необхідно широко використовувати принципи і методи проектування організації управління на основі системного підходу.
Організаційна структура-це поведінкова система, це люди та їх групи, постійно вступають у різні взаємини для вирішення спільних завдань.
Така багатосторонність організаційного механізму несумісна з використанням будь-яких однозначних методів - або формальних, або неформальних. Тому необхідне поєднання наукових методів і принципів формування структур (системного підходу) з великою експертно - аналітичної роботою, вивченням вітчизняного та зарубіжного досвіду. В основу всієї методології проектування структур має бути покладено: спочатку - цілі, а потім - механізм їх досягнення.
Системність самого підходу до формування структури виявляється в наступному:
a) Не упускати з уваги ні одну з управлінських завдань, без вирішення яких реалізація цілей виявиться не повною;
b) Виявити і взаємопов'язані щодо цих завдань всю систему функції, прав і відповідальності по вертикалі управління;
c) Дослідити та організаційно оформити всі зв'язки і відносини по горизонталі управління;
d) Забезпечити органічне поєднання вертикалі та горизонталі управління.
Багатосторонність змісту структур управління зумовлює множинність принципів їхнього формування. Перш за все, структура повинна відображати мету і завдання організації, а, отже, бути підлеглою виробництву і змінюватися разом з відбуваються в ньому змінами.
Вона повинна відображати функціональний розподіл праці і обсяг повноважень робітників управління; останні визначаються політикою, процедурами, правками та посадовими інструкціями і розширюються, як правило, у напрямку більш високих рівнів управління. Як приклад можна привести типову схему управління підприємством (див. Додаток 3).
До структури управління подається безліч вимог, що відбивають її ключове для менеджменту значення. Вони враховуються в принципах формування ОСУ.
Головні з цих принципів можуть бути сформульовані наступним чином:
1. Організаційна структура управління повинна, перш за все, відображати цілі та завдання організації, а, отже, бути підлеглою виробництву і його потребам.
2. Слід передбачати оптимальне розподіл праці між органами управління і окремими працівниками, що забезпечує творчий характер роботи і нормальне навантаження.
3. Формування структури управління належить пов'язувати з визначенням повноважень і відповідальності кожного працівника та органу управління, зі встановленням системи вертикальних і горизонтальних зв'язків між ними.
4. Між функціями і обов'язками, з одного боку, і повноваженнями і відповідальністю з іншого, необхідно підтримувати відповідність, порушення якого призводить до дисфункції системи управління в цілому.
5. Організаційна структура управління покликана бути адекватною соціально-культурному середовищі організації, що надає істотний вплив на рішення відносно рівня централізації і деталізації, розподілу повноважень і відповідальності, міри самостійності і масштабів контролю керівників і менеджерів. Практично це означає, що спроби сліпо копіювати структури управління, що успішно функціонують в інших соціально-культурних умовах, не гарантують бажаного результату. [6, с.274-275]
Реалізація цих принципів означає необхідність врахування при формуванні (або перебудові) структури управління безлічі різних чинників впливу на ОСУ. (Див. Додаток 1).
Головний чинник, "що задає" можливі контури і параметри структури управління, - сама організація. Відомо, що організації розрізняються за багатьма критеріями.
Велика різноманітність організацій у Російській Федерації зумовлює множинність підходів до побудови управлінських структур. Підходи ці різні в організаціях комерційних і некомерційних, великих, середніх і малих, що знаходяться на різних стадіях життєвого циклу, що мають різний рівень поділу і спеціалізації праці, його кооперування і автоматизації, ієрархічних і "плоских", і так далі.
На формування структури управління впливають зміни організаційних форм, в яких функціонують підприємства. Так, при входженні організації до складу будь-якого об'єднання, скажімо, асоціації, концерну і т.п., відбувається перерозподіл управлінських функцій (частина функцій, природно, централізується), тому міняється і структура управління організації. [1, с. 236-237]
Важливий чинник формування управлінських структур - рівень розвитку на підприємстві інформаційної технології. Загальна тенденція до децентралізації "електронного інтелекту", що веде до зростання числа персональних комп'ютерів при одночасному розширенні використання на рівні підприємства локальних мереж, веде до ліквідації або скорочення обсягу робіт по ряду функцій на середньому і низовому рівнях. Це відноситься, перш за все, до координації роботи підлеглих ланок, передачі інформації, узагальнення результатів діяльності окремих співробітників. Прямим результатом використання локальних мереж може бути розширення сфери контролю керівників при скороченні числа рівнів управління на підприємстві.
Найкраща структура, на думку М. Х. Мескон та ін - це та, яка найкращим чином дозволяє організації ефективно взаємодіяти із зовнішнім середовищем, продуктивно та доцільно розподіляти і направляти зусилля своїх співробітників і, таким чином, задовольняти потреби клієнтів і досягати своїх цілей з високою ефективністю. [7, с. 331]
Структура управління повинна відповідати соціально-культурному середовищі, і при її побудові треба враховувати умови, в яких їй належить функціонувати. Практично це означає, що спроби сліпо копіювати структури управління, що діють успішно в інших організаціях, приречені на провал, якщо умови роботи різні. Немаловажне значення має також реалізація принципу відповідності між функціями і повноваженнями, з одного боку, і кваліфікацією і рівнем культури - з іншого.
Головна тенденція полягає в тому, що кожна наступна структура повинна бути більш простий і гнучкою в порівнянні з раніше діяли. При цьому називаються наступні десять вимог і характеристик формування ефективних структур управління:
1) скорочення розмірів підрозділів і укомплектування їх більш кваліфікованим персоналом;
2) зменшення числа рівнів управління;
3) групова організація праці як основа нової структури управління;
4) орієнтація поточної роботи, в тому числі графіків і процедур, на запити споживачів;
5) створення умов для гнучкої комплектації продукції;
6) мінімізація запасів;
7) швидка реакція на зміни;
8) гнучко переналагоджуваною обладнання;
9) висока продуктивність і низькі витрати;
10) бездоганну якість продукції
Виходячи з цих вимог, можна сформулювати основні правила створення організаційної структури управління:
1. Організаційна структура повинна бути гранично проста, ніж вона простіше, тим легше персоналові її зрозуміти;
2. Схема організаційної структури повинна бути доступному для огляду;
3. Кожен працівник повинен мати посадову інструкцію;
4. Інформаційні канали повинні забезпечити передачу інформації як в прямому напрямку (передача управлінських рішень), так і в зворотному (контроль виконання);
5. Лінії підпорядкованості та відповідальності повинні бути чіткими, необхідно уникати подвійного підпорядкування;
6. Координацію всієї діяльності здійснює вище керівництво на рівні заступників керівників фірми;
7. Остаточні, глобальні рішення приймаються на рівні керівників організації з урахуванням можливостей і перспектив її розвитку;
8. Функції лінійного керівництва і функціональних підрозділів повинні бути розмежовані.
Реалізація зазначених правил дозволить сформувати найбільш ефективну структуру управління організацією.
Процес формування організаційної структури містить у собі формулювання цілей і завдань, визначення складу і місце підрозділів, їх ресурсне забезпечення (включаючи чисельність працюючих), розробку регламентують процедур, документів, положень, що закріплюють і регулюючих форми, методи, процеси, які здійснюються в організаційній системі управління. Весь цей процес можна організувати по трьом крупним стадіях:
1. Формування загальної структурної схеми в усіх випадках має принципове значення, оскільки при цьому визначаються головні характеристики організації, а також напрями, за якими має бути здійснено більш поглиблене проектування, як організаційної структури, так і інших найважливіших аспектів системи (здатність переробки інформації).
2. Розробка складу основних підрозділів та зв'язків між ними полягає в тому, що передбачається реалізація організаційних рішень не тільки в цілому по великих лінійно-функціональним та програмно - цільовим блокам, але й аж до самостійних (базових) підрозділів апарату управління, розподілу конкретних завдань між ними і побудови внутрішньоорганізаційні зв'язків.
3. Регламентація організаційної структури - передбачає розробку кількісних характеристик апарату управління та процедур управлінської діяльності.
Коли потрібна взаємодія багатьох ланок і рівнів управління, розробляються специфічні документи званими - органіграми. Органіграммама представляє собою графічну інтерпретацію процесу виконання управлінських функцій, їх етапів і входять до них робіт, що описує розподіл організаційних процедур розробки та прийняття рішення між підрозділами, їх внутрішніми структурними органами та окремими працівниками. Побудова органіграммами дозволяє пов'язати процес раціоналізації технологічних маршрутів та інформаційних потоків з упорядкуванням взаємозв'язків між структурними елементами систем управління, що виникають при організації узгодженого виконання її завдань і функцій.