Розробити організаційну структуру управління, скласти положення про підрозділи і розписати їх функції - не така вже складна задала. Складно відповісти на наступні питання:
Чи правильно розподілені функціональні обов'язки? Наскільки добре їх виконують співробітники?
Чи відповідає організаційна структура вимогам навколишнього середовища? Якщо ні, то як найбільш швидко і з мінімальними витратами провести її реорганізацію?
Чи залучає керуючий вищої ланки до розробки цілей своїх підлеглих або він робить це одноосібно? Іншими словами, наскільки добре налагоджені двосторонні зв'язки в даній структурі управління?
Слід пам'ятати, що будь-яка організація не буде працювати ефективно, якщо в ній немає чіткого розподілу обов'язків та персональної відповідальності.
Оцінка ефективності є важливим елементом розробки проектних і планових рішень, що дозволяє визначити рівень прогресивності діючої структури, і проводиться з метою вибору найбільш раціонального варіанта структури або способу її вдосконалення. Ефективність організаційної структури повинна оцінюватися на стадії проектування, при аналізі структур управління діючих організацій для планування і здійснення заходів щодо вдосконалення управління.
Принципове значення для оцінки ефективності системи управління має вибір бази для порівняння або визначення рівня ефективності, який приймається за нормативний. Один з підходів диференціювання зводиться до порівняння з показниками, які характеризують ефективність організаційної структури еталонного варіанту систем управління. Еталонний варіант може бути розроблений і спроектований з використанням усіх наявних методів і засобів проектування систем управління. Характеристики такого варіанту приймаються як нормативних. Може застосовуватися також порівняння з показниками ефективності та характеристиками системи управління, вибраної в якості еталону, який визначає допустимий або достатній рівень ефективності організаційної структури.
Критерієм ефективності при порівнянні різних варіантів організаційної структури служить можливість найбільш повного і стійкого досягнення кінцевих цілей системи управління при відносно менших витратах на її функціонування.
Показники, що використовуються при оцінках ефективності апарату управління та його організаційної структури, можуть бути розбиті на наступні три взаємопов'язані групи. [5, с. 136]
1. Група показників, що характеризують ефективність системи управління, що виражаються через кінцеві результати діяльності організації, і витрати на управління.
2. Група показників, що характеризують зміст і організацію процесу управління, в тому числі безпосередні результати і витрати управлінського праці.
3. Група показників, що характеризують раціональність організаційної структури і її технічно-організаційної рівень. До структурам належить звенность системи управління, рівень централізації функцій управління, прийняті норми керованості, збалансованість розподілу прав і відповідальності.
Для оцінки ефективності управління важливе значення має визначення відповідності системи управління та її організаційної структури об'єкту управління. Це знаходить вираз в збалансованості складу функцій і цілей управління, відповідно чисельності складу працівників обсягом і складності робіт, повноті забезпечення необхідної інформацією, забезпеченості процесів управління технологічними засобами з урахуванням їх номенклатури.
Оцінюють, наскільки структура організації відповідає завданням, цілям і факторам, від яких залежить успішність її функціонування. Для цього необхідно ретельно вивчити існуючу формальну структуру, визначити всі її слабкі і сильні сторони, з'ясувати, які недоліки у формальній структурі компенсують неформальні елементи і наскільки ефективно.
Ефективність побудови організаційної структури не може бути оцінена будь-яким одним показником. З одного боку, тут слід враховувати, наскільки структура забезпечує досягнення організацією результатів, відповідних поставленим перед нею виробничо-господарським цілям, з іншого - наскільки її внутрішнє побудова і процеси функціонування адекватні об'єктивним вимогам до їх змісту, організації і властивостям.
Ознаками оптимальної структури управління є:
• Невелика кількість підрозділів з висококваліфікованим персоналом.
• Невелика кількість рівнів управління.
• Наявність у структурі управління груп фахівців.
• Орієнтація графіку робіт на споживача.
• Швидкість реакції на зміни.
• Висока продуктивність і низькі витрати.
Кінцевим критерієм ефективності при порівнянні різних варіантів організаційної структури є найбільш повне і стійке досягнення цілей. Однак довести цей критерій до практично застосовних простих показників, як правило, надзвичайно важко. Тому доцільно використовувати набір нормативних характеристик апарату управління: його продуктивність при переробці інформації; оперативність прийняття управлінських рішень; надійність апарату управління; адаптивність і гнучкість. При виникненні проблем необхідно формулювати чисельність персоналу як критерій економічної ефективності, відповідно до якого повинна бути забезпечена максимізація результатів по відношенню до витрат на управління. Чисельність апарату управління, повинна бути об'єктивно обгрунтованою для того, щоб у всій повноті забезпечити вирішення завдань, що випливають з цілей організаційної системи.
Ефективна організаційна структура дає можливість як узгодженого взаємодії всіх відділів, служб та посадових осіб відповідно до прийнятих планами, так і можливість самореалізації всіх працівників, які забезпечують розвиток, прогрес організації.
У цілому раціональна організаційна структура управління підприємством повинна відповідати наступним вимогам:
· Володіти функціональної придатністю, гарантувати надійність і забезпечувати управління на всіх рівнях;
· Бути оперативною, не відставати від ходу виробничого процесу;
· Мати мінімальну кількість рівнів управління та раціональні зв'язки між органами управління;
· Бути економічною, мінімізувати витрати на виконання управлінських функцій.