Говорячи про управління організацією, зокрема підприємством, ми вживаємо термін система. Наприклад, виробнича система, система матеріально-технічного постачання, система збуту, різні забезпечують і обслуговуючі системи.
Система управління будь-якою організацією є складною системою, створеною для збору, аналізу і переробки інформації з метою отримання максимального кінцевого результату при певних обмеженнях (наявності ресурсів, наприклад). Створення системи управління включає формування організаційної структури та її забезпечення.
Система може бути організована в різних конфігураціях. Це залежить від знань і умінь того, хто її формує, від його світоглядної позиції, від здатності розрізняти процеси, об'єкти, явища в різних ситуаціях. На виробництві системи формують керівники.
Будь-яка система управління - це, перш за все цілеспрямована система, що має ієрархічну будову і організована для досягнення цілей організації, які прийнято називати цілями функціонування.
Управління організаціями реалізується в рамках конкретного господарського механізму, в якому розрізняють статику (його організаційну структуру) і динаміку (протікають процеси прийняття рішень).Функції управління діяльністю підприємства реалізуються підрозділами апарату управління і окремими працівниками, які при цьому набувають економічні, організаційні, соціальні, психологічні та інші відносини один з одним. Організаційні відносини, що складаються між підрозділами і працівниками апарату управління підприємства, визначають його організаційну структуру.
Під структурою управління або організаційною структурою управління (ГСУ) розуміється упорядкована сукупність тривко взаємопов'язаних елементів, що забезпечують функціонування і розвиток організації як єдиного цілого.
Основними елементами структури управління є функції, ланки, ступені (рівні), відносини і зв'язки між органами і всередині органів управління. Організаційна структура досягається завдяки органічного "зчепленню" всіх управлінських ланок, їх функціонального взаємозв'язку і взаємозалежності. Як елементи цілісної системи, які за допомогою моделювання можуть розглядатися як "по вертикалі", так і "по горизонталі", вони утворюють відносно стійкі зв'язки у вигляді організаційних відносин.
Організаційна структура управління визначається також як форма розподілу і кооперації управлінської діяльності, в рамках якої здійснюється процес управління по відповідних функціях, направлених на рішення поставлених завдань і досягнення намічених цілей. З цих позицій структура управління представляється в вигляді системи оптимального розподілу функціональних обов'язків, прав і відповідальності, порядку і форм взаємодії між входять до її складу органами управління і працюючими в них людьми. [6, с. 246]
Ключовими поняттями структур управління є елементи, зв'язки (відношення), рівні і повноваження. Елементами ОСУ можуть бути як окремі робітники (керівники, фахівці, службовці), так і служби або органи апарату управління, в яких зайнято то, або інша кількість фахівців, що виконають певні функціональні обов'язки. Є два напрямки спеціалізації елементів ОСУ:а) залежно від складу структурних підрозділів організації З'ясовано ланки структури управління, що здійснюють маркетинг, менеджмент виробництва, науково-технічного прогресу і т.п.;
б) виходячи з характеру загальних функцій, які виконуються в процесі управління, формуються органи, що займаються плануванням, що організують виробництво, працю і управління, контролюючі всі процеси в організації.
Відносини між елементами структури управління підтримуються завдяки зв'язкам, які прийнято підрозділяти на горизонтальні і вертикальні. Перші носять характер узгодження і є однорівневими. Це зв'язку між двома або більше рівними по положенню в ієрархії або статусу частинами або членами організації. Їх головне призначення - сприяти найбільш ефективній взаємодії частин організації при вирішенні виникаючих між ними проблем. Вони допомагають зміцнювати вертикальні зв'язки і роблять організацію в цілому більш стійкою при різних зовнішніх і внутрішніх змінах.
Другі - це відносини підпорядкування. Необхідність в них виникає при ієрархічності побудови системи управління, тобто при наявності різних рівнів управління, на кожному з яких переслідуються свої цілі. Вони формалізуються в процесі проектування організації, діють постійно і зображаються на всіх можливих схемах, відображаючи розподіл повноважень або, вказуючи на те, «хто є хто» в організаційній ієрархії.
Дані зв'язку служать каналами передачі розпорядчої та звітної інформації, створюючи тим самим стабільність в організації. У рамках вертикальних зв'язків вирішуються проблеми влади і впливу, тобто реалізується «вертикальне завантаження» роботи. Зазвичай ріст організації супроводжується зростанням вертикальних зв'язків, так що за кількістю цих зв'язків можна судити про розмір організації.
У структурі управління організацією розрізняються лінійні і функціональні зв'язки. Перші суть відношення з приводу прийняття і реалізації управлінських рішень і руху інформації між так званими лінійними керівниками, тобто особами, повністю відповідають за діяльність організації або її структурних підрозділів. Природа функціональних зв'язків - дорадча, і реалізується за допомогою цих зв'язків інформаційне забезпечення координації. [1, с. 309-311]
Відповідно використовується таке поняття, як повноваження: лінійного персоналу, штабного персоналу і функціональні.Повноваження лінійних керівників дають право вирішувати всі питання розвитку довірених їм організацій і підрозділів, а також віддавати розпорядження, обов'язкові для виконання іншими членами організації (підрозділів).
Повноваження штабного персоналу обмежуються правом планувати, рекомендувати, радити або допомагати, але не наказувати іншим членам організації виконувати їхні розпорядження. Якщо тому або іншому працівнику управлінського апарату надається право приймати рішення і робити дії, звичайно виконувані лінійними менеджерами, він одержує так звані функціональні повноваження.
Між всіма названими вище складовими ОСУ існують складні відносини взаємозалежності: зміни в кожній з них (скажімо, числа елементів і рівнів, кількості і характеру зв'язків і повноважень робітників) викликають необхідність перегляду всіх інших.
Збільшення кількості елементів і рівнів в ОСУ неминуче призводить до багатократного зростання числа і складності зв'язків, що виникають в процесі прийняття управлінських рішень; наслідком цього нерідко є уповільнення процесу управління, що в сучасних умовах тотожно погіршенню якості функціонування менеджменту організації.