Перш ніж організувати виробництво або придбання інструменту на стороні, виявляють потребу в ньому. Визначення потреби в інструменті засноване на нормах його зносу, під яким розуміється час роботи інструменту в годинах до остаточного його вибуття. На практиці використовуються галузеві нормативи витрат інструменту на 1000 верстато-годин або 100 одиниць готової продукції. Для серійного виробництва норми витрати інструментів розраховуються на 1000 годин роботи однотипних верстатів.
Важливою функцією організації інструментального господарства є регулювання запасу інструменту. Мінімальна кількість інструменту, необхідне підприємству для безперебійної роботи, утворює оборотний фонд. Він включає складські запаси в центральному інструментальному складі (ЦІС) і в цехових, інструментально-роздавальних коморах (ІЗК), експлуатаційний фонд на робочих місцях і інструмент у заточенню, ремонті, відновлення та перевірці. Інструмент на робочих місцях і в ІЗК становить цехової оборотний фонд. Сума цехових оборотних фондів і запасів у ЦЙСе утворює загальнозаводського фонд.
Основна частина запасу інструменту, що включає резервний фонд для діючого виробництва та інструмент для нових об'єктів, знаходиться в ЦІСе.
Запаси для діючого виробництва встановлюються за системою «максимум -мінімум ». Під запасом-мінімумом розуміється величина, що дорівнює денної потреби в цьому інструменті, помноженої на кількість днів термінового виготовлення або отримання з боку чергової партії.
Позначивши через Ідн денну потребу в інструменті, а через ТСР - число днів термінового виготовлення інструменту або отримання його з боку, можна визначити мінімальний запас Зміна за формулою:
Зміна = Ідн * ТСР
Для нормальних умов виготовлення або придбання інструменту з боку встановлюється запас «точка замовлення».
Під «точкою замовлення» розуміється величина перехідного запасу, достатній для забезпечення виробництва інструментом на час нормального його виготовлення або придбання на стороні, плюс мінімальний запас. Запас «точка замовлення» (Т 3 - (1 332)) визначається за формулою:
Тз = Ідн * Тнорм + змінилося
де Тнорм - нормальний термін виготовлення, дні.
Щоб визначити запас-максимум (Змакс) , виходять з того, що при сталих партіях виробництва або надходжень інструменту з боку максимальний запас буде дорівнює сум партії одночасно замовляється інструменту та інструментального запасу:
Змакс = Зміна + Пі
де Пі - величина партії одночасно замовляється або виробленого інструменту.
Загальний запас інструменту в ЦІСе складається з перехідною і мінімального запасів. Перехідний запас по кожному найменуванню інструменту за період між поставками коливається величини партії одночасно замовляється інструменту мінімального запасу. Тому при рівномірному надходження і витрачання інструменту кількість одночасно знаходиться на складі інструменту по кожному найменуванню в середньому можна прийняти рівним:
ЗСР = Пі / 2 + змінилося
де ЗСР - середній запас інструменту на складі.
Величина ж всього складського запасу (у вартісному вираженні) буде дорівнює сумі середніх запасів по кожному найменуванню інструменту і мінімального запасу.
На підприємствах також здійснюється планування поточного та експлуатаційного запасу інструментів.
Так, в інструментально-роздавальних комор поточні запаси по кожному типорозмірі інструментів визначаються виходячи з денної потреби в інструменті і періоду часу, чер5 | який витрачений інструмент відновлюється. Практично нерегулярно споживаний інструмент в цехових інструментально-роздавальних комор зазвичай тримають у розмірі місячної потреби, а інструмент, який застосовується регулярно, в полумесячной і декадної потреби.
Експлуатаційний цехової фонд інструментів складається з інструментів, що знаходяться на робочих місцях, в заточенню й у ремонті. Для оснащення інструменту тривалого терміну користування (штампи холодопрессових цехів, металеві моделі, пристосування і т.п.) запаси в експлуатації, як правило, не створюються.
Кількість інструменту на робочих місцях визначається в залежності від числа верстатів, де застосовується запасний інструмент, кількості змін роботи цих верстатів і кількості інструментів, що знаходяться у кожного робітника, тобто для передачі інструменту зі зміни у зміну. Наявність інструменту на робочих місцях буде тим менше, чим частіше відбувається заміна-тупі інструменту.
Наявність інструменту в заточенню залежить від величини постачаються в заточку партій і часу перебування. Інструменту в заточенню, включаючи час пролежування перед заточуванням, знаходження в заточенню й час після заточення до надходження його до ІЗК.