Реалізація кожної з функцій управління є послідовність рішень, які приймає керівник. А для ухвалення ефективних рішень, тобто рішень, які забезпечують досягнення цілей організації при мінімальних витратах ресурсів організації, потрібно своєчасну і достовірну інформацію про стан об'єкту управління і зовнішнього середовища.
Ухвалення управлінського рішення - це вольовий акт, при якому керівник на основі аналізу наявної інформації і оцінки можливих альтернатив робить свій вибір про те, що і як планувати, як організувати процес досягнення прийнятих цілей, як мотивувати персонал для найкращого досягнення цілей і, нарешті, як контролювати процес досягнення поставлених цілей.
Акт ухвалення рішення - необхідний атрибут будь-якої функції менеджменту. У організаційному управлінні він одночасно є юридичним актом, у зв'язку з чим оформляється розпорядливим документом за підписом відповідного посадовця.
Комунікації - це процес обміну інформацією між людьми, між організаціями. Діяльність будь-якої соціально-економічної системи (фірми або державної установи) неможлива без комунікацій. Для того, щоб розробити план досягнення тих або інших цілей організації потрібно різноманітну інформацію про стан зовнішнього середовища, про ресурси організації і тому подібне. Але сам по собі прийнятий план так і залишиться планом, якщо він не буде доведений до конкретних виконавців, якщо ці виконавці не будуть об'єднані в певну організаційну структуру, в якій буде забезпечений обмін інформацією. Крім того, цей план навряд чи може бути виконаний, якщо персонал не усвідомлює тих цілей, які будуть досягнуті, і тієї винагороди, яку кожен з них може отримати. І, нарешті, керівник повинен мати в розпорядженні достовірну і своєчасну інформацію про хід реалізації планів для того, щоб своєчасно скоректувати оперативні плани і оцінити, чи досягнуті встановлені цілі організації
Комунікації (лат. communicatio, від communico - роблю загальним, зв'язую, спілкуюся), тобто процес передачі інформації від джерела до одержувача з метою змінити його знання, установки або явну поведінку. Процес комунікації розуміється таким чином:
Мал. 6.13 Прямий комунікаційний процес
Базові елементи в процесі обміну інформацією:
1. Відправник - особа (обличчя), яка формує або відбирає ідеї, що підлягають передачі, збирає або відбирає інформацію, кодує повідомлення і передає її.
2. Повідомлення - суть інформації, що передається усно, або закодовано, за допомогою символів.
3. Канал - засоби передачі інформації.
4. Одержувач - особа, якій призначена інформація і яке приймає повідомлення, декодує і сприймає його.
Комунікаційний процес включає наступні етапи:
1. Формування ідеї (відбирає інформацію);
2. Кодування (формування) і вибір каналу;
3. Передача ідей;
4. Кодування.
Види комунікацій
1. Зовнішні комунікаційні мережі: держава, інші регулюючі агентства, споживачі, конкуренти, професійні асоціації, громадські і інші організації.
2. Внутріфірмові комунікації:
- міжрівневі комунікації - переміщення інформації у рамках вертикальних комунікацій, розрізняють низхідну і висхідну комунікації.
- горизонтальні комунікації між різними відділами, що координують, регулюючі їх діяльність.
- комунікації "керівник - підлеглий", пов'язаний з поясненнями завдань пріоритетів і очікуваних результатів із забезпеченням залучення до рішення, обговорення завдань, сповіщення про стратегію, зміни, обмін ідеями.
- комунікації між керівником і робочою групою.
- неформальні комунікації - канал поширення передачі чуток.
Феномени, пов'язані з процесом комунікацій
1. Зворотний зв'язок:
- за наявності зворотного зв'язку відправник і одержувач міняються комунікативними ролями.
- двосторонній обмін інформації підвищує упевненість і ефективність;
- зворотний зв'язок підвищує правильність і точність сприйняття, раскодирования.
2. Шум (перешкоди). Джерела перешкод :
- мова (вербальний і невербальний);
- відмінності сприйняття, із-за яких може змінюватися сенс;
- відмінність в організаційному статусі.
Мал. 6.14 Комунікаційний процес із зворотним зв'язком і шумом
Труднощі в розвитку комунікації
1. Спотворення повідомлень :
- неумисне спотворення проходить, як правило, із-за низької професійної придатності;
- фільтрація, тобто підсумовування узагальнення, в ході якого можливе спотворення;
- свідоме спотворення;
- неспівпадання статусів (прагнення формувати тільки позитивну інформацію з метою діставання схвалення);
- страх перед покаранням і відчуття безпеки справи.
2. Інформаційні перевантаження - неможливо реагувати на усю інформацію, ділення на потрібну і непотрібну, істотну і несуттєву, досить суб'єктивну.
3. Незадовільна структура інформації :
- складність управління;
- багато рівнів, багато спотворень.
Шляхи поліпшення системи комунікації
1. Управлінське регулювання:
- чітке визначення і формулювання завдань;
- формування чіткого уявлення про потреби інформації начальника, себе, своїх підлеглих;
- планування, реалізація, контроль удосконалювати у напрямі поліпшення інформаційного обміну;
- обговорення планів, завдань, шляхів їх рішення.
2. Вдосконалення системи зворотного зв'язку :
- переміщення людей з однієї організації в іншу з метою обговорення;
- опитування працівників, в середовищі якого необхідно виявити: чи чітко доведені до них цілі їх діяльності, чи інформовані вони; з якими потенційними і реальними проблемами стикаються або можуть зіткнутися стратегії прийдешніх змін; чи отримують їх керівник для пропозицій.
3. Вдосконалення системи збору інформації з метою знижується тенденції фільтрації ідей або їх ігнорування на шляху від низу до верху.
4. Створення каналів інформаційних повідомлень у формі степового друку, статей, бюлетенів, радіотелебачення, комп'ютерних мереж.
5. Впровадження досконалих, інформаційних технологій (електронна пошта, відеоконференції і інші).