Управління у сфері продуктивності – те ж саме, що й ефективне управління у будь-якому іншому контексті.
Забезпечення стабільно високої продуктивності стосується усіх функцій системи управління та усіх супровідних процесів – комунікації, прийняття рішень та забезпечення лідерства. Необхідна умова для цього – усвідомлення тісного взаємозв’язку усіх процесів і залежності оптимального рішення від конкретних ситуацій.
Продуктивність необхідно планувати. Неможливо домогтися стійкої високої продуктивності при спонтанній, імпульсивній реакції на будь-які виниклі проблеми (“затикання дір”). Не маючи конкретних цілей, неможливо визначити, висока чи низька продуктивність. Мета – це і є орієнтир при вирішенні питання про те, яка робота підвищує загальну продуктивність, а яка заважає цьому чи зменшує її зростання. Загальна мета допомагає координувати зусилля усіх членів організації. Таким чином, мета і завдання підприємства або організації повинні бути зорієнтовані не лише на одержання значного прибутку, а й на досягнення високої продуктивності.
Перспективне планування має надзвичайно важливе значення для стійкого зростання продуктивності, оскільки для неї типові тимчасові падіння через причини, не пов’язані з ефективністю реалізованих програм її підвищення.
Перспективні довгострокові стратегічні плани слід всебічно підкріплювати короткотерміновими планами, цілями підрозділів і навіть правилами й нормами, прийнятими в організації. Керівництво повинно вкладати кошти у підвищення продуктивності, офіційно включати відповідні програми в бюджет підприємства чи організації.
Формалізоване планування продуктивності має проглядатися в усьому процесі управління. Воно дає мотивацію для високопродуктивної праці і закладає основу для пов’язування винагороди за працю з її продуктивністю.
Природно, що плани з розвитку продуктивності є одночасно основою для контролю за нею.
Продуктивність і організація. Організаційний процес – це засіб, за допомогою якого керівництво об’єднує трудові ресурси, матеріали, технологію, інформацію, капітал і людей для досягнення намічених цілей. “Ефект організації” – найцінніше надбання людства. Ефективна організація забезпечує оптимальне використання ресурсів, мінімізує втрати продуктивності через плутанину у сферах відповідальності, порушення взаємодії підрозділів і збоїв у комунікаційних каналах. Саме організаційні процеси історично привели до найважливіших досягнень у розвитку продуктивності. Концепція спеціалізації, поділу праці і кооперування зумовив таке підвищення ефективності виробництва, яке змінило саму природу нашого суспільства.
Найважливіші елементи організації, які безпосередньо впливають на продуктивність, – технологія, організація робіт і структура. Незважаючи на необхідність комплексного підходу до підвищення продуктивності, слід відзначити, що технологія – це той фактор, який нині справляє на неї найбільший вплив. Питання про те, може вона підвищити продуктивність праці чи ні, не актуальне, оскільки це не викликає жодного сумніву. Однак слід пам’ятати, що не завжди прогресивніша технологія веде до зростання продуктивності, оскільки організація являє собою систему взаємозалежних елементів. Переваги ефективнішої технології іноді можуть бути зіпсуті негативним ставленням працівників. Тому, аби бути впевненим, що технологія дійсно зумовить зростання продуктивності, слід збалансувати її вимоги з вимогами людей, котрі її застосовують. Розглянуте у темі планування технічного розвитку підприємства, в якому технологічні питання займають головне місце, є не лише технічним, а й соціально-технічним.
Організація робіт. Спланована робота, як і правильно спроектована технологія, – один із найважливіших факторів зростання продуктивності. У деяких випадках фактор проведення робіт може виявитися важливішим, ніж фактор технології.
Структура організації. Її значення для продуктивності виражене не так явно, як значення технології або організації праці. Структура визначає взаємини між керівниками та підлеглими на усіх рівнях організації і між основними її підрозділами. Вона справляє на продуктивність безпосередній вплив через відношення чисельності адміністративно-управлінського персоналу до чисельності інших працівників (“семеро з ложкою, а один – із сошкою”).
Відповідальність. Досвід показує: якщо керівник прагне, щоб організація домоглася свого, він повинен не лише покладати відповідальність на конкретну людину чи певний підрозділ, а й надавати відповідні повноваження.
Повноваження, надані працівникові чи групі працівників, які відповідають за розвиток продуктивності праці, повинні включати й право витрачати засоби. Спеціальні фонди і кошти для реалізації рішень повинні бути виділені на етапі планування.
Безперечно, на зростання продуктивності праці впливають і наступні фактори:
– якість трудового життя;
– оплата праці;
– різноманітні стимули тощо.