Баланс робочого часу складають по організації, цеху, дільниці, бригаді. Він характеризує планове і фактичне використання працівниками часу упродовж року, кварталу, місяця.
При складанні планового робочого часу одного працівника розрізняють:
- календарний фонд у людино-днях (365 чи 366 днів у році);
- номінальний фонд днів у році – кількість календарних днів за винятком вихідних і святкових (з обліком їх можливого збігу);
- дійсний (робочий) фонд, менший номінального на середню кількість невиходів, що припадають на одного працівника (відпустки, хвороби, неявки з дозволу адміністрації).
Для визначення фонду робочого часу одного працівника в людино-годинах встановлюють середню тривалість робочого дня (зміни); корисну тривалість робочого дня, що визначають вирахуванням із середньої тривалості робочого дня (зміни) тривалості перерв у роботі, що припадає на одного працівника.
Відносні показники робочого часу характеризують ступінь використання того чи іншого фонду часу через визначення питомої ваги відпрацьованого часу у відповідному фонді робочого часу. Перелічимо ці показники:
1) коефіцієнт використання календарного фонду часу дорівнює кількості відпрацьованих людино-днів, поділеній на календарний фонд часу;
2) коефіцієнт використання максимально можливого фонду робочого часу – кількості відпрацьованих людино-днів, поділеній на максимально можливий фонд часу;
3) питома вага часу неявок з поважних причин у максимально можливому фонді робочого часу;
4) питома вага втрат робочого часу у максимально можливому фонді робочого часу;
5) середня фактична тривалість робочого періоду – середня кількість днів, відпрацьованих одним середньосписковим працівником – дорівнює відношенню кількості відпрацьованих протягом даного періоду людино-днів до середньоспискової чисельності працівників.
Збільшення фактично відпрацьованого середньосписковим працівником робочого часу забезпечує зростання виробництва та обсягу робіт. Великий резерв збільшення робочого часу – скорочення втрат через хворобу, величина яких значною мірою залежить від умов праці і побуту, стану техніки безпеки та охорони праці, медичного обслуговування й ряду інших причин.
Крім тривалості фактично відпрацьованого робочого часу, на величину виробництва впливає тривалість робочого дня в людино-годинах. Відпрацьованою людино-годиною вважають 1 годину фактичної роботи працівника. Час у межах робочого дня (зміни), протягом якого працівник не працює, у кількість відпрацьованих людино-годин не включають. Якщо робота здійснюється під час робочої зміни, витрачені при цьому людино-години враховують як визначені, якщо ж за межами робочої зміни – як понаднормові. Внутрізмінні перерви, у тому числі простої, також обчислюють у людино-годинах.
Дані планових фондів робочого часу одного працівника використовують для планування чисельності працівників. Інформація про ефективність чи неефективність використання фонду робочого часу і внутрізмінних заході враховують у плані випуску продукції.
Кількість виробничих робітників визначають залежно від трудомісткості та обсягу випуску продукції, кількості робочих місць, річного робочого фонду підприємства та одного робітника, змінності роботи і прийнятого тижневого режиму роботи.