Організація, особливо велика, може мати різноманітні цілі. Загальнофірмові цілі формують і встановлюють на основі загальної місії організації та визначених цінностей і цілей, на які орієнтується вище керівництво. Оскільки орієнтація, обумовлена певною метою, впливає на наступні управлінські рішення, то ця мета повинна мати визначені характеристики.
Явна і прихована мета. Організація повинна мати щонайменше одну оголошену мету, хоча її визначення само по собі не може забезпечити успіху. Найчастіше організації мають лише деякі оголошені (явні) цілі.
Розглянемо планування реалізації мети організації. Його елементи: явні цілі та обмеження, завдання і роботи, їх тривалість і послідовність. Аналіз дає змогу сформулювати ряд пунктів, які потрібно виконати у визначений час, у результаті чого з’являються додаткові, раніше не визначені, цілі, очевидні чи відомі наперед (внаслідок коливання цін, зміни попиту та пропозиції). Фактично така мета існує як наслідок декларованих внутріфірмових цілей, внутріфірмових і зовнішніх обмежень тощо, тому їх називають прихованими.
Конкретність і вимірність цілей. Мета повинна бути конкретна і вимірна (наприклад, збільшення частки ринку на 0,5%, а рентабельності – на 0,2%). Кількісно мета виражається визначеними абсолютними чи відносними показниками (наприклад, обсяг продажів, прибуток тощо). Якщо первинна мета організації – задоволення потреб її членів, то у такому формулюванні її важко виміряти кількісно. Сформулюємо цю мету по-іншому. Припустимо, для її досягнення потрібно:
- підвищити задоволеність працівників на 8%;
- збільшити кількість просувань по службі на 15%;
- зменшити плинність кадрів на 15% за рік.
Такі конкретні показники чітко диктують членам організації, яким є необхідний рівень формування задоволеності працівників. Таким чином, мета у конкретних вимірних формах дає змогу створити базу відліку для наступних рішень та оцінки ходу робіт.
Час. Мета організації повинна мати конкретний часовий обрій. Тому варто не лише точно визначити мету організації, а й терміни досягнення кінцевих результатів (хоча б приблизні). Довгострокова мета має обрій планування 5 років, а для передових у технічному відношенні фірм при стабільності економічної ситуації – більше. Середньострокові цілі мають обрій планування від одного до п’яти років. Короткострокові цілі найчастіше мають річний термін.
Довгострокові цілі звичайно мають дуже широкі рамки. Організація формує їх у першу чергу, а потім у процесі реалізації розробляє середньо- і короткострокові цілі. Зазначимо, що вибір обрію планування залежить від багатьох факторів: стану фірми, галузі, життєвого циклу організації і стану економіки в цілому. Так, у США будівельні фірми розробляють довгострокові програми на 2–5 років.
Досяжність цілей. Щоб підвищити ефективність, мета організації повинна бути досяжною. Постановка мети, що перевищує можливості організації через недостатність ресурсів або зовнішні фактори, може призвести до негативних наслідків. Оскільки прийнято пов’язувати винагороду і підвищення по службі з досягненням цілей, недосяжні цілі можуть зробити засоби, методи і способи, що застосовує організація для мотивації працівників, менш ефективними. За ступенем досяжності мета може бути життєво необхідною і бажаною. Наприклад, бажана мета для будь-якого підприємства – це максимізація прибутку, а життєво необхідна – виживання, тобто отримання мінімально необхідного прибутку.
Ступінь впливу зовнішнього середовища. Залежно від ступеня впливу зовнішніх факторів на функціонування підприємства є мета, обумовлена змінами у зовнішньому середовищі (інфляція, податкова політика, попит), і мета, не пов’язана з такими змінами (це, як правило, ті, що випливають з наявних і невикористаних резервів поліпшення діяльності усередині організації).
Зовнішні і внутрішні цілі. Залежно від змісту і характеру відображення інтересів – це мета підприємства чи організації як суб’єкта ринкових відносин (прибуток, обсяг) і мета суспільства – задоволення його потреб (відповідність обсягу і структури пропозиції обсягу і структурі попиту). Зовнішні цілі – це ті, які слугують для відносин з партнерами поза організацією, а внутрішні – ті, що пов’язані з її специфічними інтересами і не вимагають прямої участі інших сторін. Якщо підприємство виконує замовлення клієнтів, то зрозуміло, що для неї зовнішніми цілями є ті, які не пов’язані з клієнтами, постачальниками, субпідрядниками тощо, а внутрішні – ті, які стосуються самої організації (обсяг, прибуток, мотивація).
Несуперечність цілей. Цілі організації не повинні суперечити одна одній. Множинні цілі повинні бути взаємопідтримуючими, тобто дії та рішення, пов’язані з досягненням однієї мети, не повинні заважати досягненню інших. Неможливість зробити мету взаємопідтримуючою призводить до конфлікту між різними підрозділами, що відповідають за досягнення і встановлення цілей.
Як було зазначено, часто організації мають декілька оголошених (явних) цілей, які повинні брати до уваги усі її члени. Мета організації може мати різні рівні пріоритетності. Це також повинно бути чітко визначено. Однак ситуація не завжди буває достатньо зрозумілою, тому для підпорядкування цілей визначеним пріоритетам необхідний глибокий аналіз. Слід виділити два чи три рівні пріоритетів. Нижче пропонуємо методологію присвоєння пріоритетів цілям (табл. 5. 1).
Normal 0 21 false false false UK X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4
Таблиця 5. 1
Normal 0 21 false false false UK X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4
|
Пріоритет |
Перевага |
Ступінь досягнення |
|
Пріоритет 1 |
Цілям, які визначають успіх організації |
Повинні бути досягнуті |
|
Пріоритет 2 |
Важливим цілям, якими при необхідності можна частково пожертвувати для досягнення цілей з пріоритетом 1 |
Їх потрібно досягнути |
|
Пріоритет 3 |
Цілям, які мають характер доповнення |
При можливості – досягнути |
Normal 0 21 false false false UK X-NONE X-NONE MicrosoftInternetExplorer4 /* Style Definitions */ table.MsoNormalTable {mso-style-name:"Обычная таблица"; mso-tstyle-rowband-size:0; mso-tstyle-colband-size:0; mso-style-noshow:yes; mso-style-priority:99; mso-style-qformat:yes; mso-style-parent:""; mso-padding-alt:0cm 5.4pt 0cm 5.4pt; mso-para-margin:0cm; mso-para-margin-bottom:.0001pt; mso-pagination:widow-orphan; font-size:10.0pt; font-family:"Times New Roman","serif";}
Слід зазначити, що пріоритети цілей час від часу можуть мінятися місцями. Крім цього, досягнення мети може мати різне управління у різних підрозділах усередині організації. Наприклад, для організації пріоритет 1 – обсяг прибутку, а для виробничого підрозділу – продуктивність чи трудомісткість обсягу виробництва.