Як було зазначено, будь-яке підприємство чи організацію можна представляти як відкриту систему, що взаємодіє з навколишнім середовищем (мал. 2.1). На вході організація отримує від навколишнього середовища усе необхідне: капітал, матеріали, ресурси, інформацію тощо. У процесі діяльності вона перевтілюється; ці входи, отримуючи продукцію чи послуги, що є її входами, і які вона вносить у навколишнє середовище. Така відкрита система має здатність адаптуватися до змін у зовнішньому середовищі завдяки управлінню. Якщо організація управління ефективна, то у ході процесу діяльності утвориться додаткова вартість, завдяки якій з’являється багато додаткових виходів (прибуток, частка ринку, задоволення тощо).
Загалом ефективність організації визначають як кількість одиниць зробленого нею виходу, поділене на кількість спожитих одиниць входу. Таким чином, у грошовому вираженні ефективність організації – це ринкова вартість виробничих виходів, поділена на загальну величину її витрат на витрачені входи:
Е = вихід/вхід = вартість виходу/вартість входу.
Основні елементи будь-якого підприємства – це предмети праці, засоби праці і трудовий процес. Поєднання їх у часі й просторі утворить трудовий процес, результат якого – продукція чи послуги. Але це – загальне групування, кожний елемент якого поділяють на безліч складових (мал. 2.2). Звичайно, наведена диференціація елементів у системі підприємства не повна. Вона демонструє складність цієї системи, важливість чіткої координації усіх її елементів, які перебувають у постійному русі і розвитку, а також складність врахування усього цього в процесі планування діяльності. Проте вона показує і шляхи подолання цієї складності.
Як відомо, функції управління розрізняють за різними ознаками, у тому числі за змістом управлінської праці (збуто-постачальницька діяльність, маркетинг, кадри, фінанси тощо), за ознакою інваріантності. Їх поділяють також на основні (загальні), які розкривають зміст процесу управління, і специфічні (конкретні), що вказують напрямок цілеспрямованого впливу на той чи інший вид виробничої діяльності.
Такі функції управління, як планування, організація, мотивація і контроль – основні (загальні), оскільки вони інваріантні стосовно конкретних функцій. Наприклад, діяльність з матеріально-технічного постачання чи маркетингу потрібно планувати, організовувати, мотивувати, контролювати.
Конкретні функції управління підприємством, яке виробляє продукцію чи надає послуги, обумовлені самою сутністю виробництва, його різнобічною характеристикою. Вони впливають на визначені сторони діяльності, ніби здійснюючи керівництво діяльністю не підприємства в цілому, а окремих його частин. Але оскільки види діяльності в окремій організаційній системі найрізноманітніші, то як об’єкти управління слід виділяти лише структурно відокремлені виробничо-господарські ланки. Таким чином, об’єкт управління – функціонально відокремлена ланка, яка здійснює певну частку загальної діяльності, що набуває цілеспрямованого керівного впливу.
З огляду на особливості структури і процесу діяльності підприємства до відокремлених специфічних об’єктів управління (функції планування також) належать (на прикладі підприємства з виготовлення і випуску продукції):
- науково-технічна підготовка виробництва;
- основне виробництво (випуск продукції);
- допоміжне й обслуговуюче виробництво;
- якість продукції;
- праця і заробітна плата;
- кадри;
- маркетинг;
- матеріально-технічне постачання;
- збут продукції;
- фінанси;
- інвестиції;
- соціальний розвиток тощо.
За змістом конкретна функція управління є, у свою чергу, комплексною і включає планування, організацію, мотивацію (активацію), контроль (облік) організаційно відокремлених об’єктів впливу окремих сторін діяльності.
Зазначимо, що в будь-якій сучасній великій і складній соціально-економічній системі (наприклад на заводі) для нормального її функціонування повинна бути реалізована конкретна функція, яка забезпечує самовдосконалення, що обумовлено загальним прогресом виробництва, науки і техніки.