Аналітичну записку рекомендується складати до головних планових документів підприємства – річного плану, перспективних планів, планів великих функціональних підрозділів, тобто до тих планових документів, що затверджує вище керівництво підприємства. У бізнес-плані роль аналітичної записки може виконувати резюме, у якому дають короткий опис проекту.
Аналітичну записку складають розробники плану (найчастіше – плановий відділ підприємства) і подають разом із проектом плану для його затвердження. Вона повинна відбивати зміст планового документа, мету його складання, терміни, на які він розрахований, і необхідні пояснення до планових показників (розрахунків). Іншими словами, аналітична записка дає стисле загальне поняття про плановий документ.
Аналітична записка має бути короткою (не більше 3–4 сторінок), чітко структурованою і зрозумілою.
Аналітична записка повинна містити узагальнену комплексну оцінку поточного стану підприємства, на підставі якої визначають основні показники розвитку підприємства на плановий період і необхідні для цього засоби.
Аналітична записка включає наступні розділи:
- Динаміка розвитку підприємства. Тут уточнюють поточне положення підприємства, завдання, на рішення яких спрямований план – підтримка існуючої динаміки у випадку економічного піднесення, подолання негативних тенденцій (зменшення обсягу реалізації продукції, посилення позицій конкурентів, погіршення якості продукції тощо), збереження існуючого положення й ін.
- Досягнуті і передбачувані позиції підприємства на ринку продукції (послуг) – на які показники необхідно вийти підприємству, чого потрібно досягти у плановому періоді.
- Стан внутрішніх ресурсів підприємства і можливість їх розвитку – які ресурси необхідні для вирішення завдань, де ми їх будемо брати і яким чином будемо запускати у виробництво.
Аналітична записка потрібна лише на період обговорення проекту плану керівництвом підприємства, і з прийняттям плану вона втрачає своє значення.